Wie is verantwoordelijk?
De zzp'er die deze urenverantwoording opstelt (de naam staat bovenaan de ondertekenpagina en op het document) is de verwerkingsverantwoordelijke. Urenbon is het hulpmiddel waarmee de verantwoording wordt opgesteld en ondertekend.
Welke gegevens, en waarom
- Naam, functie en e-mailadres: om vast te leggen wie de uren heeft vastgesteld, en om u zelf een kopie van het getekende document te sturen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en het gerechtvaardigd belang bij bewijs van de geleverde prestatie.
- Uw handtekening (de op het scherm gezette krabbel), als onderdeel van de ondertekening zelf.
- Tijdstip, IP-adres en browsergegevens: als bewijsspoor bij de handtekening, tegen latere betwisting. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
- Uw locatie: alleen als u daar bij het ondertekenen uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Weigeren heeft geen enkel gevolg; de plaats handmatig intypen is volwaardig. De locatie wordt eenmalig vastgelegd en nooit gevolgd. U kunt uw toestemming niet met terugwerkende kracht intrekken voor een al gezette handtekening, omdat die deel is van het bewijsstuk.
Hoe lang
Zeven jaar na afloop van het boekjaar, omdat urenverantwoordingen onder de fiscale bewaarplicht van de administratie vallen (art. 52 AWR). Een verwijderverzoek kan die wettelijke plicht niet doorbreken; na afloop van de termijn worden de gegevens opgeschoond.
Waar en met wie
- Opslag en verwerking op EU-infrastructuur (database en opslag in Frankfurt, Duitsland).
- Voor het tijdstempel op het definitieve document gaat uitsluitend een cryptografische vingerafdruk (SHA-256) naar de tijdstempeldienst; daar zit geen persoonsgegeven in.
- Voor het versturen van het getekende document per e-mail wordt een mailverwerker gebruikt; die ontvangt uw e-mailadres en het document.
- Er worden geen gegevens verkocht of voor andere doelen gebruikt.
Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie van feitelijke onjuistheden, en (voor zover de bewaarplicht dat toelaat) verwijdering en beperking. Richt uw verzoek aan de opsteller van de urenverantwoording; diens gegevens staan op het document. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.